چگونه یک ایمیل رسمی برای اساتید خارجی بنویسیم؟

یکی از مسائلی که بسیاری از دانشجویان و فارغ التحصیلان دانشگاهی به ویژه افراد غیرانگلیسی زبان با آن روبرو هستند، نحوه ی صحیح نوشتن یک ایمیل رسمی به منظور برقراری ارتباط با اساتید و کارکنان دانشگاههای خارجی است. قبل از این که با قالب و ساختار یک نامه رسمی آشنا گردیم بهتر است به ذکر چند نکته در این زمینه بپردازیم.

نکات قابل توجه در زمان نوشتن یک ایمیل:

1. نوشتن عنوان گیرا و مشخص
2. نقطه گذاری صحیح و درشت نویسی به موقع حروف
3. بهتر است کلیت ایمیل کوتاه و نکات مورد نظر به صورت خلاصه بیان گردد.
4. بهتر است که ایمیل در روزهای کاری هفته ارسال گردد.
5. فایل رزومه و یا مقالات پژوهشی خود را در همان ایمیل اول به ایمیل ضمیمه نکنید.
6. بهتر است قبل از ارتباط با استاد مربوطه زمینه کاری وی و حداقل چند مقاله ی علمی چاپ شده توسط وی را مطالعه نمایید.
7. از کلمات و عبارات تخصصی و مربوط به موضوع صحبت مورد نظر صحبت نمایید.
8. از عبارت “دکتر نام خانوادگی بزرگ” به منظور خطاب قرار دادن استفاده نمایید (Dr. Alavai).
9. از عبارات آقا (Mr) و یا خانم (Mrs) استفاده نکنید.
10. بهتر از است نکات اصلی را بُلد و یا آندرلاین(  _) نمایید.
11. از کلمات و جملات محاوره ای، عامیانه و یا مخفف استفاده نکنید.
12. به طور مستقیم از استاد مربوطه در ایمیل اول تقاضای فاند و یا کمک هزینه تحصیلی نکنید.
13. قبل از ارسال به دقت گرامر و املای کلمات تایپ شده را بررسی کنید.

چند مورد نمونه ایمیل

• نمونه ایمیل رسمی# ۱

تصور کنید شما قصد دارید به یک استاد در رشته ی فیزیک به منظور کسب کرسی تحقیقاتی ایمیل بزنید  در متن شماره ی# ۱ شما یک متن نمونه برای چنین موضوعی را مشاهده می نمایید:

Subject: Prospective Student Fall 2011 – Pulsed, low-temperature supersonically cooled OH molecules – Info needed

Dear Dr. Smith,

I am applying to North Carolina State University for fall 2011 for MS in Physics. I have read few of your research publications on Pulsed, low-temperature supersonically cooled OH molecules. I have worked on similar research project in my undergraduate involving OH molecules at hyper state and below sub degree level. I am interested in your research area and would like to know about research opportunities to work with you.

Looking forward for your reply,

Regards,

XXXXXXX

• نمونه ایمیل رسمی# ۲

در مواقعی نیاز دارید که از استاد راهنمای خود توصیه نامه ای داشته باشید تا بتوانید آن را به کارفرمای آینده ی خود ارایه دهید. در متن شماره ی # ۲ شما یک متن نمونه از این مورد را مشاهده می نمایید:

Subject: XXXXXXXX Reference Request

Dear Dr. Jones,

I am writing to you to request that you provide a reference for me as I begin my job search. As you know, I will be completing my graduate studies this spring, and have found several exciting opportunities that I am exploring

.As my undergraduate thesis advisor and mentor, I believe that a reference from you would provide a potential employer with information to recommend me as a school counselor

.If you need any additional information, please contact me via email or phone

.Thank you for your consideration and support

Sincerely,

XXXXXXXXXXXX

555-123-4567

XXXXX@mail.com

• نمونه ایمیل رسمی# ۳

نمونه متن درخواست برای پذیرش موقعیت تحصیلی و یا تحقیقاتی از طرف دانشجو به استاد مربوطه (متن شماره ی # ۳)

Subject: Meeting to discuss undergraduate research opportunities in topic

Dear Prof. Corey,

I am a year student at university majoring in major. How you found out about the professor’s research. Expression of interest in specific paper or topic. I would appreciate the chance to talk with you about your research in topic of interest and about possible undergraduate opportunities in your lab

My experience in research experience or class, confirmed my intention to develop my research skills and goal. I know you are very busy. We could schedule an appointment or I can drop by your office hours on day and time

.Please let me know if there is any other information I can provide. I look forward to talking to you soon

,Best

XXXXXXX

• نمونه ایمیل رسمی# ۴

نمونه متن توصیه نامه برای یک دانشجوی خواستار کسب موقعیت تحصیلی و یا تحقیقاتی از طرف معرف یک آکادمیک در مواردی که منظور نامه عمومی و کلی باشد و برای شخص خاصی نوشته نشود (متن شماره ی # ۴)

Subject: Meeting to discuss undergraduate research opportunities in topic

,To Whom It May Concern

.It is my pleasure to highly recommend Masoud Sadeghi for Graduate Program at your university

He was my student in “Advanced NMR Spectroscopy” and “Advanced Physical Organic Chemistry”, and I came to know him as a mature person with a pleasant character, especially in team working

.I am highly confident that with the level of motivation, scientific knowledge and dedication that I know of him, he will continue his success in Graduate Programs as well

,Respectfully submitted

Dr. XXXXXXXXXX

.Faculty of XXX

University of XXXX

Email: XXXX@gmail.com

Tel: xxxxxx

• نمونه ایمیل غیررسمی# ۱

نمونه متن نامه که از نوشتن ان باید اجتناب کرد چرا که خارج از عرف آکادمیک و رسمی می باشد .

,Hi Joe

?My name is xxxxx and I am a major in Chemistry. Is there space in your lab for an undergraduate? If so, what is the pay rate

,Thanks

xxxxxx

.در پایان چند عبارت متداول که در انتهای نامه ها و ایمیل های رسمی استفاده می گردد قرار داده شده است

• Yours faithfully: ارادتمند شما
• Yours sincerely: ارادتمند شما
• Yours respectfully: با احترام
• Yours cordially: با احترام صمیمانه
• Yours affectionately: با احترام و محبت
• Yours truly: ارادتمند شما
• Yours ever: ارادتمند همیشگي
• Best regards: با احترام
• Best wishes: با بهترین آرزوها
• Kind regards: با مهرباني